Marthe Jacobi Directiesecretaresse

Hoe ben je bij New Energy Coalition terecht gekomen?

“Ik heb commerciële economie gestudeerd en werkte hiervoor als communicatiemedewerker. Toch merkte ik dat dit niet helemaal bij mij paste. Ik ben gaan nadenken over wat wel leuk vond. Plannen, organiseren en mensen ondersteunen sprak mij aan. Toen zag ik de vacature van mijn huidige functie langskomen en dacht ik, dit zou zomaar wel bij mij kunnen passen. De organisatie leek mij op prettige schaal, niet te groot en niet te klein, dit klopt ook.” 

Wat houdt je werk precies in?

“Als directiesecretaresse ondersteun ik vooral onze CEO. Ik beheer haar agenda’s, stel actielijsten op en zorg ervoor dat afspraken goed kunnen worden voorbereid en opgevolgd. Daarnaast ondersteun ik de New Energy Business School waar ik vergelijkbare taken heb. Mijn werk draait veel om overzicht houden en vooruitdenken. Ik kijk bijvoorbeeld constant naar wat prioriteit heeft en wat eventueel kan worden verplaatst. Het is dus belangrijk om de organisatie goed aan te voelen.” 

Zijn er ook projecten of evenementen waar je aan mee werkt?

“Ja, ik zit in de organisatie van Wind meets Gas, waar ik de rol van secretaresse vervul. In deze functie maak ik de uitnodigingen voor de sprekers en onderhoud ik het contact met hen. Ik regel hun reizen en hotelovernachtingen en zorg ervoor dat alles rondom hun deelname soepel verloopt.”

“Daarnaast stem ik afspraken af met de techniek en catering en werk ik samen met collega’s om de website up-to-date te houden, zodat alle informatie correct en volledig is. Ook help ik bij het regelen van locaties. Op de dag van het evenement zelf ben ik aanwezig bij de registratie en zorg ik ervoor dat alles zo soepel mogelijk verloopt, zodat het programma zonder problemen kan verlopen.” 

Je had hiervoor geen ervaring als secretaresse. Hoe heb je dat geleerd?

“Ik heb hier alles eigenlijk in de praktijk geleerd. In het begin kreeg ik een buddy die mij op weg hielp. Gaandeweg leer je hoe mensen werken en wat de dynamiek binnen een organisatie is. Iedereen heeft zijn eigen stijl, dus je ontwikkelt ook je eigen manier van het verder helpen van collega’s. Dat vind ik leuk; je groeit in je rol terwijl je meer inzicht krijgt in het grotere geheel.” 

Wat draagt jouw functie bij aan de energietransitie?

“Indirect zeker wel iets. Ik zorg er bijvoorbeeld voor dat afspraken met partners in de agenda komen te staan, goed verlopen en dat iedereen op het juiste moment met elkaar aan tafel zit. New Energy Coalition brengt veel partijen samen om te werken aan duurzame energieoplossingen. Door dat proces te ondersteunen lever ik op mijn manier een bijdrage.” 

Zijn er dingen in je werk die anderen misschien niet meteen zien?

“Zeker, dat zijn vaak de kleine dingetjes. Denk aan bezoekers die worden aangemeld, parkeerzaken die geregeld moeten worden of de receptie van het gebouw waar we ons kantoor hebben, die van iets dergelijks op de hoogte moet zijn. Ook het vooruitplannen is belangrijk. Dit zijn geen mega opvallende taken, maar wel belangrijk.” 

Wat vind je het leukst aan je werk?

Ik vind het leuk overal een beetje bij betrokken te zijn. Vanuit mijn rol krijg ik veel mee wat er speelt in de organisatie, ook op strategisch niveau. Daardoor zie ik het grote plaatje en begrijp ik waarom bepaalde afspraken of projecten prioriteit hebben. Dat motiveert mij enorm. Ook vind ik het leuk dat ik dit ook allemaal mag toepassen bij Wind meets Gas.” 

En wat vind je het leukste aan New Energy Coalition?

De sfeer binnen New Energy Coalition en de manier waarop collega’s hier met elkaar omgaan waardeer ik enorm. Het is hier warm en gelijkwaardig. Je hebt niet het gevoel dat je als secretariaat onderaan de hiërarchie staat; iedereen behandelt elkaar gelijk en dat maakt samenwerken erg prettig. Ook ervaar ik vrijheid en vertrouwen, ik kan zelfstandig werken en krijg ruimte om te blijven ontwikkelen. Als ik aangeef dat ik iets nieuws wil leren of verder wil ontwikkelen, zijn er altijd mogelijkheden. Bij New Energy Coalition draag je echt bij als persoon.”